Adjoint(e) aux projets | Project Administrative Assistant

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    "description": "<p><span style=\"font-size: 12pt\"><em>Broccolini est un employeur offrant l'égalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.</em></span></p>\n<p><br></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\">Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles.</span></p>\n<p><br></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"><span style=\"font-weight: bold\">Ce que vous ferez en tant que Adjoint(e) aux projets :</span></span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"> </span><span style=\"font-size: 12pt\">L’adjointe aux projets fait partie de l'équipe du projet de construction et est chargé de fournir un soutien administratif, de coordonner les procédures et de veiller à ce que tous les documents relatifs au projet de construction soient conformes. En collaboration avec l'équipe de projet, le candidat s'assurera de livrer un travail de qualité, dans les délais prescrits. Venez faire partie de notre équipe en pleine croissance et profitez d'un environnement stimulant qui permet de vous réaliser projet après projet.</span></p>\n<p><br></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\">RESPONSABILITÉS</span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"> </span></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Coordonner les activités administratives relatives à la gestion de projet de construction (comptes-rendus de réunions, émission des bons de commandes, notes de changement, etc.)</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Effectuer les suivis des ordres de changement et des directives en collaboration avec les membres de l'équipe de projet</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Créer et organiser les documents de construction, incluant tous les documents relatifs à la conformité en matière de santé et de sécurité et les contrats des sous-traitants</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Saisir des données comptables pour fins de facturation</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Gérer et organiser les réunions de l’équipe de projet</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Gérer les documents de fin de projet</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Préparer et compiler les factures des fournisseurs et d’autres documents requis pour approbation et traitement</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Jumeler les factures aux bordereaux d’expédition</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Communiquer avec les sous-traitants ou le client concernant les documents de facturation et les paiements</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Assurer la liaison avec l’équipe de la comptabilité au siège social</span></li>\n</ul>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"><br></span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\">QUALIFICATIONS</span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"> </span></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Détenteur d'un diplôme en administration, en secrétariat, techniques de bureautique ou autre</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Un minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire, dans le domaine de la construction</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Expérience/très bonnes connaissances et aptitudes en comptabilité</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Bilingue (français, anglais); niveau avancé du français exigé. Le bilinguisme est requis afin de communiquer avec nos clients et nos collègues à l’extérieur du Québec</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Excellente maîtrise des logiciels MS Office; très à l’aise dans l’utilisation de tous types de logiciels</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Grande capacité de travail d'équipe et du respect des échéanciers</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Bonnes capacités de gestion du temps et des priorités, sens de l'organisation élevé</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Capacité à travailler dans un milieu dynamique, à un rythme rapide</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Organisé, minutieux, et avoir l’esprit d’initiative</span></li>\n</ul>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"> </span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\">Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marchée, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération concurrentiel et d’excellents avantages sociaux incluant :</span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"> </span></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Plan d'assurance groupe (3 plans différents)</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Service de télémédecine (accès à un(e) infirmier(ère) ou un(e) docteur(e) 24/7)</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Programme d'aide aux employés</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Programme de formation et développement professionnel</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Programme de mentorat</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Programme de compliment de maternité</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Programme de diner santé, à un coût très raisonnable</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Comités sociaux, de bien-être et d'autonomisation des femmes actifs (5 à 7, défis bien-être, formations)</span><br></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Accès gratuit à une gym moderne, à l'entraînement personnel et aux cours collectifs de remise en forme.</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Nombreuses places de stationnement gratuit</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Café, espresso et thé gratuit</span></li>\n</ul>\n<p><br></p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline\"><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\"><em>Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.</em></span></span></p>\n<p><br></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"><em>-------------------------------------------------------------------------------------</em></span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"><br><br></span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"><em>Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.</em></span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"> </span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\">Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings.</span></p>\n<p><br></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\">What you will do as a Project Administrative Assistant:</span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\">The Project Administrative assistant is an important part of the construction project team and is responsible for providing administrative support, coordinating procedures, and ensuring all documents related to the construction project are compliant. In collaboration with the project team, the incumbent will ensure to deliver quality work, on time. Be part of our team and enjoy a dynamic environment that will enable you to grow with every project!</span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\">  </span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\">RESPONSIBILITIES</span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"> </span></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Coordinate the administrative functions of the construction department (Taking meeting minutes, issuing purchase orders, change directives, etc.)</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Oversee change orders and requests for bids in collaboration with the project team members</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Create and organize construction documents including all health and safety compliance documents and subcontractor contracts</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Enter accounting data for billing purposes</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Manage Project Manager’s calendar for the organization and coordination of team meetings</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Manage project close out documents</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Prepare and compile supplier invoices and other documents necessary for approval and processing.</span></li>\n</ul>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Match invoices to packing slips</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Communicate with subcontractors or the client regarding billing documents and payments</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Liaise with the Accounting team at head office</span></li>\n</ul>\n<p><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\"> </span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\">QUALIFICATIONS</span></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\"> </span></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Diploma in Administration, Secretarial, or similar discipline</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Minimum of 3 years’ experience in a similar position, construction industry experience is considered an asset</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Experience/very good understanding of accounting functions</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Bilingual (French and English); advanced level of French required. The need for bilingualism is required to communicate to our clients and colleagues outside of Quebec</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Excellent knowledge of MS Office software; Tech-savvy with various computer software’s</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Strong teamwork abilities and ability to manage scheduling</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Ability to work within tight deadlines, strong time management skills and ability to prioritize in a dynamic and fast pace working environment</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Organized, meticulous and carries a team spirit</span></li>\n</ul>\n<p><br></p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt\">Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:   </span></p>\n<p><br></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Group Insurance Plan (three plans to choose from)</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Employee Assistance Program</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Professional Training &amp; Development Program</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Mentorship Program</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Maternity Top-Up Program</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Healthy lunch program at a very reasonable cost</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Active social, wellness and female empowerment committees (5 a 7s, wellness challenges, trainings)</span><br></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Free access to modern gym facilities, personal training and group classes</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Ample free parking</span></li>\n<li><span style=\"font-size: 12pt\">Free espresso, coffee &amp; tea</span></li>\n</ul>\n<p><span style=\"text-decoration: underline\"><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\"> </span></span></p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline\"><span style=\"font-size: 12pt; font-weight: bold\"><em>Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.</em></span></span></p>",
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