Executive Assistant (m/w/d) – Vollzeit (40h, All-in)

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  "description": "<p class=\"MsoNormal\" style=\"text-align:start;\">📍 <em>Wien</em><br>💰 <strong>ab ca. € 3.500 brutto/Monat</strong> (Überzahlung je nach Qualifikation &amp; Erfahrung möglich)</p><p class=\"MsoNormal\" style=\"text-align:start;\"><strong>Über die Position</strong></p><p class=\"MsoNormal\" style=\"text-align:start;\">Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine <strong>Executive Assistant </strong>mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität.<br>Diese Rolle ist <strong>keine klassische Assistenzstelle</strong>, sondern eine <strong>zentrale Vertrauensposition </strong>mit operativer Verantwortung, Koordinationsaufgaben und Backoffice-Leitung.</p>",
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  "requirements": "<p class=\"MsoNormal\" style=\"text-align:start;\"><strong>Ihre Aufgaben</strong></p><ul><li><p>Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft</p></li><li><p><strong>Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice</strong></p></li><li><p><strong>Finance-Controlling</strong> (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle)</p></li><li><p>Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. <strong>Reiseplanung</strong></p></li><li><p>Organisation und Koordination <strong>persönlicher sowie geschäftlicher Agenden</strong></p></li><li><p>Zentrale <strong>Schnittstelle</strong> zwischen Geschäftsführung, internen Teams (z. B. Sales, Marketing, Asset-Management) und externen Partner:innen</p></li><li><p>Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von <strong>Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen</strong></p></li><li><p>Unterstützung im <strong>Projektmanagement, </strong>sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc Themen</p></li></ul><p>·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong>Aktiver Einsatz von KI-Tools</strong> (z. B. für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung)</p><p>·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <strong>Weiterentwicklung interner Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools</strong></p><ul><li><p>Ganz pragmatisch: Auch operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist<br><br></p></li></ul><p class=\"MsoNormal\" style=\"text-align:start;\"><strong>Was uns wichtig ist</strong></p><ul><li><p><strong>Sehr genaues, verlässliches und strukturiertes Arbeiten</strong></p></li><li><p><strong>Ausgeprägtes Zahlenverständnis </strong>(das ist ein zentrales Kriterium)</p></li><li><p>Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein</p></li><li><p><strong>Hands-on-Mentalität</strong> – keine Scheu vor operativen Aufgaben</p></li><li><p>Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten</p></li><li><p><strong>Grundkenntnisse im Immobilien- und/oder Rechtsbereich von Vorteil</strong>, aber kein Muss</p></li></ul><p class=\"MsoNormal\" style=\"text-align:start;min-height: 1.7em;\"></p><p class=\"MsoNormal\" style=\"text-align:start;min-height: 1.7em;\"></p><p class=\"MsoNormal\" style=\"text-align:start;\"><strong>Ihr Profil</strong></p><ul><li><p>Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle</p></li><li><p>Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätensetzung</p></li><li><p>Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen</p></li><li><p>Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil</p></li><li><p>Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools</p></li></ul><p style=\"min-height: 1.7em;\"></p><p><strong>Wir bieten</strong></p><p>Eine <strong>verantwortungsvolle Schlüsselposition</strong> mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung</p><p>Viel Gestaltungsspielraum und Vertrauen</p><p>Junges und motiviertes Arbeitsklima</p><p>Zentrales Büro in Wien</p><p>Flexibles und leistungsorientiertes Arbeiten</p><p><strong>Bruttogehalt ab ca. € 3.500 / Monat</strong><br>→<strong>Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich möglich</strong></p><p style=\"min-height: 1.7em;\"></p>",
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