AR/AP Specialist

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    "description": "<p><span style=\"font-weight: bold\"><span style=\"text-decoration: underline\">WHO WE ARE</span></span><br>ONE KIDS PLACE Children’s Treatment Centre provides rehabilitation and related support services for children and youth (up to the age of 19) and their families living in the Districts of Muskoka, Nipissing and Parry Sound. All staff will provide service within an interdisciplinary team environment committed to family-centered practice.</p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><span style=\"text-decoration: underline\"><br>THE OPPORTUNITY</span></span></p>\n<p>Position: AR/AP Specialist<br>Location: Nipissing<br>Effective: April 2026<br>Status: Non-unionized<br>Job type: Permanent, Full Time – 8:30 AM to 4:30 PM</p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><br>POSITION SUMMARY:</span> The Accounts Receivables/Payables Specialist will work in a team environment supporting all areas of Financial services which includes processing accounts payable invoices, generating the accounts receivable billings and handling/recording of related payments and donations, conducting related finance activities and providing administrative support to the team. They will conduct their work in a timely and efficient manner ensuring that activities and transactions are accurate and comply with payment terms, legislation, ministry reporting requirements, the collective agreement, and agency policies, procedures and internal controls. They will possess a strong knowledge of accounting practices within a computerized system, to perform monthly and year end procedures, auditing, account reconciliations, general ledger and statistical account coding within a healthcare environment.</p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">JOB DUTIES:</span></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: bold\">Accounts Payable:</span>\n<ul>\n<li>Prepare invoices, employee expense claims and requisitions for payment, adding expense and department coding, addressing invoice issues/discrepancies with vendors and/or manager/staff and processing into Sage (300 Premium) &amp; Quadrant (Beanworks).</li>\n<li>Create distribution set templates in Excel to aid in coding complex invoices</li>\n<li>Ensure OKP policies are followed for employee expense claims and vendor invoices, identifying discrepancies to responsible manager and informing Director of Finance of contentious circumstances</li>\n<li>Prepare cheques for signature by appropriate managers and mail to vendors or pay via online bank</li>\n<li>Communicate with vendors on invoice discrepancies and related matters</li>\n<li>Monitor organizational contracts to ensure timely renewal &amp; adherence to language with respect to fiduciary items</li>\n</ul>\n</li>\n</ul>\n<p><br></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: bold\">Accounts Receivable, Donations and Cash Receipts:</span><br>\n<ul>\n<li>Prepare ad-hoc, monthly or quarterly invoices for community partners</li>\n<li>Record receipt of payments and donations (cash, cheque, credit card or EFT) and deposit to appropriate bank accounts</li>\n<li>Complete OHIP billing and submissions</li>\n<li>Process fundraising donations and issue receipts to donors</li>\n<li>Perform a monthly reconciliation of A/R and follow-up on aged accounts</li>\n<li>Deposit cash and cheques into appropriate banks accounts</li>\n<li>Allocate and invoice photocopier, postage meter and fleet vehicle costs</li>\n</ul>\n</li>\n</ul>\n<p> </p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: bold\">General Ledger:</span>\n<ul>\n<li>Complete monthly bank reconciliations for approval</li>\n<li>Prepare and post monthly G/L entries</li>\n<li>Records Ministry transfers and reconcile</li>\n<li>Perform various reconciliations and prepare appropriate corrective entries for review</li>\n<li>Maintain corporate accounts, gas cards, hotels on direct billing, long distance codes, photocopy codes, etc.</li>\n<li>Conduct year-end procedures and prepare auditor reports including year-end reports with supporting documentation, asset report, balancing responsible GL accounts, and petty cash reconciliations</li>\n<li>Develop and maintain procedure manuals</li>\n<li>Maintain purchase order processes and systems</li>\n<li>Maintaining vendor files, and other related Finance files (physical files, Sage 300, Quadrant and other) </li>\n</ul>\n</li>\n</ul>\n<p><br></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: bold\">Other:</span> \n<ul>\n<li>Provide excellent customer service to staff and leadership and vendor relations</li>\n<li>Provide training on expenses, AP/AR, purchase ordering process, and relevant topics</li>\n<li>Provide back-up as required within Finance/HR, Executive Assistant and reception</li>\n<li>Create and maintain a variety of Excel files related to Finance/ Purchasing</li>\n<li>Preparing a variety of correspondence related to the position</li>\n</ul>\n</li>\n</ul>\n<p><br><em>The preceding described duties are representative and should not be construed as all-inclusive.</em></p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">QUALIFICATIONS:</span></p>\n<ul>\n<li>Post-secondary education in business/office administration or a related field (preferably in a health service setting) and a minimum of two (2) years’ experience in a similar role (within a healthcare setting preferred)</li>\n<li>Strong demonstrated proficiency at an intermediate to advanced level utilizing Microsoft Office software (especially Excel and Word) and computerized accounting software (Sage 300 &amp; Quadrant (Beanworks) is an asset)</li>\n<li>Excellent time management with ability to prioritize and adhere to strict timelines.</li>\n<li>Attention to detail and accuracy is required with the ability to manage a diverse range of assignments and projects with high efficiency,</li>\n<li>A self-starter who is resourceful and independent, but comfortable working within a team-oriented environment and who requires minimal supervision</li>\n<li>Demonstrated mathematical, analytical and problem solving skills including excellent attention to detail</li>\n<li>Experience with various financial data reporting to government including MCCSS; HST; and applying not-for-profit sector accounting practices</li>\n<li><br>Experience in interpreting, implementing/adhering to administrative procedures, guidelines</li>\n<li>Experience with asset management and purchasing practices</li>\n<li>Excellent communication, customer service and interpersonal skills with ability to maintain confidentiality</li>\n<li>Bilingual in English and French (oral and written) is preferred</li>\n<li>Travel, valid driver’s license and proof of insurance required</li>\n<li>Proof of COVID Vaccinations as required by the sector</li>\n</ul>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><span style=\"text-decoration: underline\">WHAT WE OFFER</span></span></p>\n<p>As an employee at One Kids Place, you will become part of a team of skilled professionals working together to meet the special needs of children, youth and their families. The work environment includes the family-centered principles and values of mutual respect, collaboration, accessibility and community inclusivity. One Kids Place provides opportunities for ongoing education and development through mentorships, workshops, conferences, and seminars.</p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">COMPENSATION:</span> $27.06 - $33.64 hourly</p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">BENEFITS:</span></p>\n<ul>\n<li>An amazing pension plan</li>\n<li>Employee Health Benefits</li>\n<li>Employee &amp; Family Assistance Plan</li>\n<li>4 weeks of paid vacation to START!</li>\n<li>Paid sick time, paid breaks, and more!</li>\n</ul>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">ADDITIONAL PERKS:</span></p>\n<ul>\n<li>Need more time off? We also offer flexible working arrangements such as 4-day work weeks, evening and weekend shifts, and hybrid/remote work!</li>\n<li>All of our locations benefit from Northern Ontario living – work and live minutes from numerous ski-hills, beaches, lakes, trails and outdoor activities for all seasons, as well as unique art, cultural and shopping experiences.</li>\n</ul>\n<ul>\n<li><br>Relocation assistance may be available to candidates who qualify</li>\n</ul>\n<p><br><span style=\"font-weight: bold\"><span style=\"text-decoration: underline\">HOW TO APPLY</span></span><br><br><br></p>\n<p><em>For an opportunity to be part of our exciting future, please apply via this job posting or send your resume attention to:</em><br>Human Resources<br>One Kids Place, 400 McKeown Ave., North Bay ON P1B 0B2<br>E-mail: [email protected]<br><a href=\"http://www.onekidsplace.ca/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">www.onekidsplace.ca</a></p>\n<p><br>One Kids Place Children’s Treatment Centre is committed to an inclusive and accessible environment. Please send an email to the address above to let us know if you require any accommodation during the recruitment process.</p>\n<p><br><em>We thank all applicants for their interest. An acknowledgement will be sent only to those candidates who will be interviewed.</em></p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><em>______________________________________________________________________________________________________________________________</em></span><br><br></p>\n<p> </p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><span style=\"text-decoration: underline\">QUI NOUS SOMMES</span></span><br><br></p>\n<p>La place des enfants Centre de traitement pour enfants offre des services de réadaptation et de soutien connexe aux enfants et aux jeunes (jusqu'à l'âge de 19 ans) et à leurs familles vivant dans les districts de Muskoka, Nipissing et Parry Sound. Tout le personnel fournira des services au sein d’une équipe interdisciplinaire engagée dans une pratique centrée sur la famille.</p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><span style=\"text-decoration: underline\">L'OPPORTUNITÉ</span></span></p>\n<p>Poste : <span>Spécialiste AR/AP</span><br>Lieu : Nipissing<br>Efficace : décembre 2024<br>Statut : Non syndiqué<br>Type d'emploi : temps-plein, permanent – 8h30 à 16h30</p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><br>SOMMAIRE DU POSTE :</span> L'adjoint <span>Spécialiste AR/AP</span> travaillera dans un environnement d'équipe soutenant tous les domaines des services financiers, ce qui comprend le traitement des factures des comptes créditeurs, la génération des factures des comptes clients et le traitement/enregistrement des paiements et des dons connexes, la conduite des activités financières connexes et la fourniture d'un soutien administratif à l'équipe. . Ils effectueront leur travail de manière rapide et efficace en veillant à ce que les activités et les transactions soient exactes et conformes aux conditions de paiement, à la législation, à la convention collective ainsi qu'aux politiques, procédures et contrôles internes de l'agence. Ils posséderont une solide connaissance des pratiques comptables au sein d'un système informatisé, pour effectuer des procédures mensuelles et de fin d'année, des rapprochements de comptes, le codage du grand livre général et des comptes statistiques dans un environnement de soins de santé OHRS/MIS, ainsi que des processus d'audit.</p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">FONCTIONS DU POSTE:</span></p>\n<p> </p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: bold\">Comptes à payer:</span><br><br>\n<ul>\n<li>Préparer les factures, les notes de frais des employés et les demandes de paiement, en ajoutant le codage des dépenses et des services, en traitant les problèmes/écarts de facture avec les fournisseurs et/ou le gestionnaire/le personnel et en les traitant dans Sage ERP.</li>\n<li>Créez des modèles de répartition dans Excel pour faciliter le codage de factures complexes.</li>\n<li>Veiller à ce que les politiques OKP soient suivies pour les demandes de remboursement des employés et les factures des fournisseurs, en identifiant les écarts au responsable responsable et en informant le directeur des finances des circonstances litigieuses.</li>\n<li>Préparer les chèques à faire signer par les responsables appropriés et les envoyer aux fournisseurs ou payer via la banque en ligne</li>\n<li>Communiquer avec les fournisseurs sur les écarts de facture et les questions connexes<br><br></li>\n</ul>\n</li>\n<li><span style=\"font-weight: bold\">Comptes clients, dons et encaissements :</span><br>\n<ul>\n<li>Préparer des factures ponctuelles, mensuelles ou trimestrielles pour les partenaires communautaires</li>\n<li>Enregistrer la réception des paiements et des dons (espèces, chèque, carte de crédit ou TEF) et les déposer sur les comptes bancaires appropriés</li>\n<li>Compléter la facturation et les soumissions de l'OHIP</li>\n<li>Traiter les dons de collecte de fonds et délivrer les reçus aux donateurs</li>\n<li>Effectuer un rapprochement mensuel des A/R et un suivi des comptes âgés</li>\n<li>Déposer des espèces et des chèques sur les comptes bancaires appropriés</li>\n<li>Attribuer et facturer les frais de photocopieuse, de machine à affranchir et de flotte de véhicules</li>\n</ul>\n</li>\n</ul>\n<p><br></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: bold\">Grand livre général :</span><br>\n<ul>\n<li>Effectuer les rapprochements bancaires mensuels pour approbation</li>\n<li>Préparer et publier les écritures mensuelles du G/L</li>\n<li>Enregistre les transferts ministériels et concilie</li>\n<li>Effectuer divers rapprochements et préparer les écritures correctives appropriées pour examen</li>\n<li>Tenir à jour les comptes d'entreprise, les cartes d'essence, les hôtels avec facturation directe, les codes interurbains, les codes de photocopie, etc.</li>\n<li>Effectuer les procédures de fin d'année et préparer les rapports des auditeurs, y compris le classeur de fin d'année avec les pièces justificatives, le rapport sur les actifs, l'équilibrage des comptes GL responsables et les rapprochements de la petite caisse.</li>\n<li>Élaborer et maintenir des manuels de procédures</li>\n<li>Maintenir les processus et les systèmes de bons de commande</li>\n<li>Maintenir les fichiers des fournisseurs et autres fichiers financiers associés (fichiers physiques et dans Sage ERP)</li>\n</ul>\n</li>\n</ul>\n<p><br></p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: bold\">Autre:</span><br><br>\n<ul>\n<li>Fournir un excellent service client au personnel, à la direction et aux relations avec les fournisseurs</li>\n<li>Fournir un soutien au besoin au sein des finances/des ressources humaines, de l'adjointe exécutive et de la réception.</li>\n<li>Créer et maintenir une variété de fichiers Excel liés aux finances/achats</li>\n<li>Préparer diverses correspondances liées au poste</li>\n</ul>\n</li>\n</ul>\n<p><br></p>\n<p><em>Les tâches dérites ci-dessus sont représentatives et ne doivent pas être interprétées comme exhaustives.</em></p>\n<p><br><br></p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">QUALIFICATIONS :</span></p>\n<ul>\n<li>Formation postsecondaire en administration des affaires/de bureau ou dans un domaine connexe (de préférence dans un milieu de soins de santé) et au moins deux (2) ans d'expérience dans un rôle similaire (dans un milieu de soins de santé de préférence)</li>\n<li>Solide maîtrise démontrée à un niveau intermédiaire à avancé de l'utilisation des logiciels Microsoft Office (en particulier Excel et Word) et des logiciels de comptabilité informatisés (Sage ERP et Beanworks est un atout)</li>\n<li>Excellente gestion du temps avec capacité à établir des priorités et à respecter des délais stricts.</li>\n<li>Le souci du détail et de la précision est requis, ainsi que la capacité de gérer un large éventail de missions et de projets avec une grande efficacité.</li>\n<li>Une personne entreprenante, débrouillarde et indépendante, mais à l'aise pour travailler dans un environnement axé sur l'équipe et qui nécessite un minimum de supervision.</li>\n<li>Compétences démontrées en mathématiques, en analyse et en résolution de problèmes, y compris une excellente attention aux détails</li>\n<li>Expérience avec diverses données financières communiquées au gouvernement, y compris le MCCSS ; TVH ; et appliquer les pratiques comptables du secteur à but non lucratif</li>\n<li>Expérience en matière de gestion d'actifs et de pratiques d'achat</li>\n<li>Expérience dans l'interprétation, la mise en œuvre/le respect des procédures administratives et des lignes directrices</li>\n<li>Excellentes compétences en communication, en service à la clientèle et en relations interpersonnelles avec capacité à maintenir la confidentialité</li>\n<li>Déplacement, permis de conduire valide et preuve d’assurance requis</li>\n<li>Bilingue en français et en anglais est préféré</li>\n<li>Preuve de vaccination contre la COVID-19, telle qu’exigée dans le secteur</li>\n</ul>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><span style=\"text-decoration: underline\">CE QUE NOUS PROPOSONS</span></span></p>\n<p>En tant qu'employé de One Kids Place, vous ferez partie d'une équipe de professionnels qualifiés travaillant ensemble pour répondre aux besoins particuliers des enfants, des jeunes et de leurs familles. L'environnement de travail comprend les principes et les valeurs centrés sur la famille que sont le respect mutuel, la collaboration, l'accessibilité et l'inclusion communautaire. One Kids Place offre des opportunités de formation et de développement continus grâce à des mentorats, des ateliers, des conférences et des séminaires.</p>\n<p><br><br></p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">RÉMUNÉRATION :</span> 27,06 $ - 33,64 $ l’heure (en fonction de l’expérience et de la convention collective)</p>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">AVANTAGES:</span></p>\n<ul>\n<li>Un régime de retraite incroyable</li>\n<li>Avantages sociaux pour les employés</li>\n<li>Plan d'aide aux employés et à leur famille</li>\n<li>4 semaines de congés payés pour COMMENCER !</li>\n<li>Congés de maladie payés, pauses payées et bien plus encore !</li>\n</ul>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\">AVANTAGES SUPPLÉMENTAIRES :</span></p>\n<ul>\n<li>Besoin de plus de temps libre ? Nous proposons également des modalités de travail flexibles telles que des semaines de travail de 4 jours, des quarts de soir et de week-end et un travail hybride/à distance !</li>\n<li>Tous nos emplacements bénéficient de la vie dans le Nord de l'Ontario – travaillez et vivez à quelques minutes de nombreuses pistes de ski, plages, lacs, sentiers et activités de plein air pour toutes les saisons, ainsi que d'expériences artistiques, culturelles et de magasinage uniques.</li>\n<li>Une aide à la réinstallation peut être disponible pour les candidats admissibles.</li>\n</ul>\n<p> </p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><span style=\"text-decoration: underline\">COMMENT POSTULER</span></span><br><br><br></p>\n<p><span style=\"font-weight: bold\"><em>Pour avoir l'opportunité de faire partie de notre avenir passionnant, veuillez postuler via cette offre d'emploi ou envoyer votre CV à :</em></span><br>Ressources humaines<br>One Kids Place, 400, avenue McKeown, North Bay ON P1B 0B2<br>Courriel : [email protected]<br>www.onekidsplace.ca</p>\n<p><br>La place des enfants est déterminé à offrir un environnement inclusif et accessible. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour participer au processus de recrutement, veuillez l’indiquer en envoyant un courriel à l’adresse cidessus.</p>\n<p><br><em>Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Un accusé de réception sera envoyé uniquement aux candidats qui seront interviewés.</em></p>",
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